ZARZĄDZENIE  WEWNĘTRZNE    NR  23 / 2004

          BURMISTRZA MIASTA I GMINY ŚLESIN

Z DNIA 19 LIPCA 2004 ROKU

 

 

w sprawie: Regulaminu Komisji Przetargowej

 

 

Na  podstawie  art. 19  ustawy z dnia 29 stycznia 2004r  Prawo zamówień Publicznych ( Dz. U. Nr 19,  poz. 177 )   zarządzam, co  następuje :

 

 

§ 1

 

Dla każdego zamówienia publicznego którego wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 EURO, Burmistrz Miasta i Gminy Ślesin powołuje zarządzeniem komisję przetargową do przygotowania i przeprowadzenia postępowania.

Przy zamówieniach publicznych, których wartość nie przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60.000 EURO, zamawiający może powołać komisję przetargową.

 

 

§ 2

 

Komisja przetargowa rozpoczyna działalność z dniem jej powołania.

 

 

§ 3

 

Komisję przetargową obowiązują przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177) zwana dalej ustawą, przepisy aktów wykonawczych wydanych na jej podstawie oraz postanowienia niniejszego regulaminu.

 

 

§ 4

 

Członkami komisji przetargowej mogą być pracownicy zamawiającego i inne osoby powołane przez Burmistrza.

Burmistrz z własnej inicjatywy lub na wniosek komisji może powołać biegłych, jeżeli dokonanie określonych czynności związanych z przygotowaniem i przeprowadzeniem postępowania wymaga wiadomości specjalnych.

Komisja przetargowa składa się minimum z trzech osób, a w jej skład wchodzi pracownik ds. zamówień publicznych /sekretarz/ oraz osoby z odpowiednim przygotowaniem merytorycznym w zakresie przedmiotu zamówienia

 

 

 

 

 

 

 

§ 5

 

Pracą komisji kieruje przewodniczący lub jego zastępca.

 

I.                   Do zadań przewodniczącego należy w szczególności:

 

1. odebranie oświadczeń członków komisji, o zaistnieniu lub braku istnienia ustawowych okoliczności uniemożliwiających występowanie im w imieniu zamawiającego lub też wykonywanie czynności związanych z postępowaniem o zamówienie publiczne oraz włącza je do dokumentacji z postępowania,

2.  informowanie Burmistrza o wystąpieniu okoliczności powodujących wykluczenie członka komisji,

3.  wyznaczanie terminów posiedzeń komisji,

4.  prowadzenie posiedzeń komisji,

5.  podział między członków komisji prac podejmowanych w trybie roboczym,

6. nadzorowanie prawidłowego prowadzenia dokumentacji postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

7. informowanie Burmistrza o problemach związanych z pracami komisji w toku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

8.  reprezentowanie komisji w wystąpieniach zewnętrznych,

9.  przedstawianie Burmistrzowi po zakończeniu prac komisji protokołu z postępowania wraz ze wzorem umowy do podpisania z wybranym oferentem.

 

  II.      Obowiązkiem sekretarza jest:

1.     prowadzenie protokołu postępowania,

2.     wypełnianie odpowiednich druków protokołu,

3.     dbałość o sprawny przebieg postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

 

Do podjęcia skutecznej decyzji przez komisję, konieczna jest obecność co najmniej połowy jej członków, w tym przewodniczącego lub jego zastępcy.

W przypadku parzystej liczby składu i równowagi głosów przeciwnych, rozstrzygającym jest głos przewodniczącego.

Członkowie komisji zobowiązani są zachować tajemnicę oraz traktować wszelkie materiały otrzymane w związku z postępowaniem, jako poufne.

 

 

§ 6

 

Komisja przygotowuje i przeprowadza postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego.

Do zadań komisji związanych z przygotowaniem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy przygotowanie i przekazanie do zatwierdzenia przez Burmistrza :

1. propozycji wyboru trybu udzielenia zamówienia wraz z uzasadnieniem,

2. projektu specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

3. zaproszenia do udziału w postępowaniu,

4. zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę,

5. propozycji zaproszenia do rokowań w trybie zamówienia z wolnej ręki, ze wskazaniem podmiotu,  z którym mają być prowadzone rokowania,

6.ogłoszeń  wymaganych dla danego trybu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,

7. projektów innych dokumentów, w szczególności wniosków Burmistrza do właściwego organu o wydanie decyzji wymaganych ustawą.

 

§ 7

 

Do zadań komisji w zakresie przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego należy w szczególności:

1. udostępnianie oraz udzielanie wyjaśnień dotyczących treści specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

2.  prowadzenie negocjacji lub rokowań z dostawcami lub wykonawcami, w przypadku gdy ustawa przewiduje prowadzenie takich negocjacji albo rokowań,

3.  otwarcie ofert,

4.  ocena spełniania warunków stawianych dostawcom lub wykonawcom oraz wykluczenie oferentów tych warunków nie spełniających lub podlegających wykluczeniu na innej podstawie określonej ustawą,

5.  odrzucenie ofert spełniających warunki określone w ustawie,

6.  ocena oferty nie podlegających odrzuceniu,

7. przygotowanie propozycji wyboru oferty najkorzystniejszej bądź  unieważnienia postępowania,

8. przyjmowanie i analizowanie wnoszonych protestów oraz  przygotowanie projektu odpowiedzi na protest,

9.  sporządzenie odpowiedniej dokumentacji wg. druków ZP,

10.przedstawienie propozycji wyboru tej spośród pozostałych ofert, która uzyskała największą liczbę punktów, w przypadku gdy oferent:

a) uchyla się od podpisania umowy,

b) nie wnosi wymaganego zabezpieczenia należytego wykonania umowy

 

 

§ 8

 

Część jawna posiedzenia komisji przetargowej.

Komisja przetargowa dokonuje otwarcia ofert w terminie i miejscu określonym                      w specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszeniu do składania ofert

Przewodniczący komisji przetargowej informuje o:

podaje kwotę jaką zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia

1. postępowaniu, którego dotyczy posiedzenie,

2. składzie komisji,

3. ilości ofert, które wpłynęły w wyznaczonym terminie,

4. stanie otwieranych kopert

Przewodniczący otwiera oferty, podając do odnotowania  przez sekretarza w protokole imię i nazwisko, nazwę (firmę) oraz adres (siedzibę) dostawcy lub wykonawcy, którego oferta jest otwierana, a także informacje dotyczące ceny oferty, terminu wykonania zamówienia publicznego, okresu gwarancji, warunków płatności zawartych w ofercie.

Przewodniczący zamyka część jawną posiedzenia komisji przetargowej.

 

 

§ 9

 

Część niejawna posiedzenia komisji przetargowej.

Przed przystąpieniem do porównywania ofert, członkowie komisji składają oświadczenie o braku okoliczności, które mogłyby podważać ich bezstronność.

W przypadku złożeniu przez członka komisji oświadczenia o zaistnieniu okoliczności, o których mowa w art. 17 ustawy, nie złożenia przez niego takiego oświadczenia albo złożenia oświadczenia niezgodnego z prawdą, członek komisji podlega niezwłocznemu wyłączeniu z dalszego udziału w pracach komisji.

Informację o wyłączeniu członka komisji, przewodniczący komisji przekazuje Burmistrzowi, który w miejsce wyłączonego członka, może powołać nowego członka komisji.

Komisja przetargowa sprawdza, czy oferty wpłynęły w terminie oraz czy wszystkie oferty odpowiadają warunkom i zasadom określonym w ustawie i specyfikacji istotnych warunków zamówienia lub zaproszenia do składania ofert tzn.:

1.     sprawdza, czy w ofertach nie występują oczywiste omyłki i ewentualnie je poprawia,

2.     zawiadamiając o tym fakcie oferenta,

      3.   komisja sprawdza czy oferty nie zawierają błędów formalnych,

      4.   dokona oceny spełnienia warunków wymaganych od oferentów,

W przypadku stwierdzenia, iż jakakolwiek oferta kwalifikuje się do wykluczenia komisja przygotowuje zawiadomienie o wykluczeniu z postępowania.

Oferta dostawcy lub wykonawcy, który został wykluczony z postępowania, nie jest rozpatrywana.

Komisja przetargowa odrzuca oferty na podstawie art. 89 ustawy.

W przypadku zaistnienia podstaw do unieważnienia postępowania określonych   w art. 93 ustawy Komisja występuje pisemnie do Burmistrza wskazując podstawy prawne oraz okoliczności, które spowodowały konieczność unieważnienia postępowania.

Komisja przetargowa wnioskuje do Burmistrza o wykluczenie oferenta, odrzucenie oferty bądź unieważnienie postępowania na podstawie art. 24, art. 89 i art. 90 ust. 3 oraz art. 93 ustawy.

W postępowaniu prowadzonym w trybie zapytania o cenę i aukcji elektronicznej, komisja proponuje wybór tej oferty, która zawiera najniższą cenę.

W postępowaniu prowadzonym w trybie zamówienia z wolnej ręki komisja przedkłada Burmistrzowi stanowisko w sprawie możliwości zawarcia umowy z oferentem, z którym prowadzone były rokowania.

 

 

§ 10

 

Komisja przetargowa przygotowuje zawiadomienie o wykluczeniu z postępowania, odrzuceniu oferty, unieważnieniu postępowania, zawierające uzasadnienie faktyczne i prawne, które po akceptacji przez Burmistrza niezwłocznie przesyła oferentowi.

Komisja przetargowa dokonuje oceny złożonych ofert, zgodnie z kryteriami opisanymi w specyfikacji istotnych warunków zamówienia.

 

 

§ 11

 

W przypadku wniesienia protestu po upływie terminu składania ofert, komisja przetargowa zawiesi postępowanie do czasu ostatecznego rozstrzygnięcia protestu.

O złożeniu protestu komisja zawiadamia niezwłocznie dostawców i wykonawców uczestniczących w danym postępowaniu.

Protest na czynności podjęte przez zamawiającego złożony przez dostawców lub wykonawców przewodniczący komisji przekazuje, wraz ze stanowiskiem komisji, do rozpatrzenia Burmistrzowi.

Na polecenie Burmistrza komisja powtarza unieważnioną przez niego czynność, podjętą z naruszeniem prawa.

 

 

 

 

 

§ 12

 

Po podpisaniu protokołu postępowania przez komisję i jego zatwierdzeniu przez Burmistrza,  przewodniczący komisji podaje wyniki postępowania do publicznej wiadomości poprzez

zamieszczenie ogłoszenia na tablicy ogłoszeń w siedzibie zamawiającego, umieszczenia na stronie internetowej oraz powiadamia wszystkich uczestników postępowania o jego rozstrzygnięciu.

W zawiadomieniu przesyłanym oferentowi, którego ofertę wybrano, określa się również termin i miejsce zawarcia umowy. 

 

 

§ 13

 

Komisja zakończy swoją działalność w dniu podpisania umowy, po przesłaniu do publikacji ogłoszenia o udzieleniu zamówienia:

1. Prezesowi Urzędu jeżeli wartość zamówienia przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 60 000 euro

2  Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, w przypadku gdy wartość zamówienia na roboty budowlane przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 5 000 000 euro, a na dostawy lub usługi - 130 000 euro. Niezwłocznie po przekazaniu Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich Zama­wiający przekazuje ogłoszenie o udzieleniu zamówienia również Prezesowi Urzędu.

W przypadku zaistnienia okoliczności określonych w art. 93 ustawy komisja proponuje Burmistrzowi  unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. 

 

 

§ 14

 

Komisja przetargowa zobowiązana jest sporządzić dokumentację z przeprowadzonych postępowań.

 

 

§ 15

 

Jeżeli Burmistrz odmówi zatwierdzenia propozycji komisji i unieważni postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego na podstawie art. 93 ust. 1 pkt 7 ustawy przygotowanie i przeprowadzenie nowego postępowania w tej samej sprawie powierza się komisji w zmienionym składzie.

 

 

                                                                       Burmistrz Miasta i Gminy Ślesin

                                                                                 /-/ Jan Niedźwiedziński